Tuottavampaa tiimityötä etänä
Fyysinen työpaikka ei enää ole informaation ja tietämyksen keskittymänä ja välittäjä entiseen malliin. Virtuaalisen tiedonkulun merkitys korostuu uudessa tilanteessa.
Työelämä on muuttunut pysyvästi. Tietotyöstä on tullut monipaikkatyötä. Tämä asettaa työssä tarvittavaan tietoon pääsylle uusia vaatimuksia. Tietämyksenhallinnan ja läpinäkyvyyden merkitys korostuu.
Lue 5 minuutissa miten Ilveshaku syöttää työssä tarvittavat tiedot yhteen paikkaan ja mahdollistaa etätyössäkin:
- Haun useista järjestelmistä yhdellä haulla
- Esikatselun nopeasti ja älykkäästi
- Tietojen muokkaamisen tiedon lähteellä
Ilveshaku enterprise search on ainutlaatuinen työkalu tietotyön tuottavuuden parantamiseen kaiken kokoisissa työyhteisöissä. Se tuo useiden organisaationne tietojärjestelmien tiedot, informaation ja tietämyksen asiantuntijoidenne saataville yhdestä paikasta.
Säästä aikaa ja rahaa
Aluksi vastaus ydinkysymykseen: ”Miksi investoisin riskittömän kokeilujakson jälkeen n. 10 – 30 euroa kuukaudessa per työntekijä fiksumpaan tiedonhakuun ja tiedonkulun läpinäkyvyyteen? Koska Ilveshaku on todennäköisesti nopein ja tehokkain keino edistää tietotyön digiloikkaa. Se vapauttaa koko tiimillenne aikaa paljon tärkeämpiin tehtäviin kuin eri järjestelmiin hajautuneiden tietojen etsiskelyyn.
Jos vuosittainen säästöpotentiaalinne kiinnostaa, niin voitte arvioda alla olevalla Hukkalaskurilla minkälaisista työpanoskustannuksista olisi kysymys tiimissänne. Vaihda vapaasti tietoja:
Siirry Hukkalaskuriin tästä ja klikkaa edistynyttä tilaa niin voit tehdä tarkemman arvion työtehtävittäin ja lähettää sen sähköpostiin jatkomietintöjenne pohjaksi.
Onko nyt sopiva aika kokeiluun? Kyllä, koska nyt jos koskaan tarvitaan konkreettisia koko organisaation toimintaa nopeasti tehostavia keinoja tuottavuuden parantamiseksi. Ilveshaku tehostaa laajasti hyvin monenlaisia tietotyötehtäviä.
Seuraavissa kappaleissa kerrotaan tarkemmin miten säästöt syntyvät fiidillä, haulla kaikkialta, esikatselulla ja tiedon lähteelle viemisellä.
Fiidi – tiedä mitä tiimissäsi tapahtuu
Mitä jos kaikki etätiiminne jäsenet näkisivät yhdestä paikasta kaiken mitä tiimissänne juuri nyt tapahtuu? Paljonko työaikaa säästyisi ja tuottavuutenne paranisikaan, kun kaikki tieto olisi nähtävissä yhdestä paikasta? Ilveshaku tarjoilee kaikki työssä tarvittavat tiedot yhteen paikkaan jatkuvalla syötöllä.
Se tarkoittaa sitä, että kun kuka tahansa organisaatiossanne tallentaa uuden dokumentin tai päivittää sitä Teamsissä, verkkolevyllä tai dokumentinhallinnassa tai lähettää viestejä, niin jokainen käyttäjän näkee aktiviteetin heti Ilveshausta. Tämä pätee kaikkiin aktiviteetteihin järjestelmissä, jotka on kytketty Ilveshakuun.
Läpinäkyvyys toteutuu Ilveshaulla heti asennuksen jälkeen. Se parantaa ratkaisevasti työyhteisöviestintää monipaikkatyöhön hajautuneessa tiimissänne ja mahdollistaa hakemisen kaikista tietolähteistänne yhdellä haulla.
Yleensä investointi Ilveshakuun kannattaa jo pelkästään Ilveshaun tarjoaman läpinäkyvyyden takia. Lisenssimaksut tulevat takaisin työpanoskustannusten säästöinä jo tilanteessa, jossa työntekijät avaavat Ilveshaun muutaman kerran kuukaudessa ja hakevat selailemalla tietoa Ilveshaun fiidistä.
Haku – löydä työssä tarvittavat tiedot yhdestä paikasta
Enterprise search -palvelun idea ei ole vielä yleisesti tunnettu. Se johtunee siitä, että keskitettyä hakua ei ole ollut tarjolla järkevään hintaan. Olemme edelleen uuden asian äärellä.
Meiltä kysytään usein muun muassa, että: ”Mikä erottaa Ilveshaun Teamsin hausta?”
Ilveshaun ero kaikkien yksittäisten järjestelmien hakuihin on se, että Ilveshaulla voi hakea tietoa, dokumentteja ja viestejä hakusanoilla kaikista tietojärjestelmistänne yhdellä haulla. Ilveshaun perusajatus on siis sama kuin Google-internethaussa. Kirjoitat vain hakusanoja ja haet.
Ilveshaku on luotu tiedon tehokkaaseen hakemiseen koko sisäisestä verkostanne (intranet). Siihen voidaan toki liittää myös ulkoisia tietolähteitä, kuten Finlex tai uutispalvelut, mutta Internet-haku se ei ole.
Miten tarpeen keskitetylle haulle yhdestä paikasta sitten tunnistaa? Ilveshausta on hyötyä, jos mielessäsi liikkuu työpäiväsi aikana seuraavia kysymyksiä:
- ”Missä se asiakirja olikaan?
- ”Minkä niminen se tiedosto olikaan?
- ”Etenikö se asia?
- ”Miten tämä haku toimikaan?
- ”Miten tätä asiaa on ennen hoidettu?
- ”Mitä meidän talossa tällä hetkellä tapahtuu?
- ”Onko se lasku maksettu?
Kaikki edellä mainitut kysymykset ovat tavallisia tietotyöhön liittyviä kysymyksiä, joihin saat nopeasti vastauksen Ilveshaulla.
Haku kaikkialta on aiemmin ollut vain hyvin harvojen organisaatioiden saavutettavissa. Ilveshaku on tehnyt ”yhden pisteen haun” mahdolliseksi kaikille organisaatioille. Mikään muu järjestelmä kuin enterprise search ei pysty tarjoamaan yhtä täydellistä läpinäkyvyyttä.
Esikatselu – löydä tiedot availematta dokumentteja
Haku tuottaa nopeasti hakutuloksia, joista voit esikatselun avulla valita tiedon tai asiakirjan, jota olit etsimässä.
Esikatselu on tietotyön huomaamaton, mutta erittäin tärkeä sujuvuutta tuova ominaisuus. Sellainen on useimmissa järjestelmissä. Esikatseluissa on kuitenkin eroja:
- Esikatselun latautumisajoissa on eroja – lveshaun esikatselu latautuu nopeasti.
- Tiedon esitystavat vaihtelevat järjestelmittäin – Ilveshaussa eri järjestelmien tiedot muutetaan yhtenäiseen helposti käytettävään muotoon.
- Kaikissa esikatseluissa ei ole älyä – Ilveshaun esikatselua voi tehostaa OCR:llä (kysy myös Gen AI -kyvykkyyksien hyödyntämisestä).
Laadukas esikatselu säästää merkittävästi asiantuntijoidesi aikaa ja vapauttaa asiantuntijan työaikaa vaativampaan tekemiseen.
Linkki tietolähteeseen – siirry muokkaamaan tietoja tiedon lähteelle
Ilveshausta pääset yhdellä napin painalluksella tiedon lähteelle muokkaamaan tietoja vaikka et tietäisi minne tieto on tallennettu.
Haku toimii luonnollisesti sitä paremmin mitä paremmassa järjestyksessä tietovarastot ovat. Ilveshaku tuo kuitenkin myös “pellossa elävän” organisaation tiedot näkyviin ja tarjoilee nopean pääsyn tietoon. Tallennuspaikalla ei enää ole merkitystä tiedon löydettävyyteen. Käyttäjä löytää helposti kaikki tiedot, joihin hänellä on pääsyvältuudet lähdejärjestelmissä.
Organisaatiosi tietojen ei siis tarvitse olla täydellisessä järjestyksessä, jotta niihin pääsisi käsiksi Ilveshaulla. Tilanne on oikeastaan päinvastainen. Jos täydellinen järjestys näyttää karkaavan yhä kauemmaksi tulevaisuuteen, niin kokeile miten Ilveshaku auttaa tilanteessanne.
Riskitöntä ja nopeata tuottavuuden kehittämistä Ilveshaulla
Tuottavuuden kehittäminen ei ole enää missään organisaatiossa kassatilanteesta tai budjetista kiinni. Ota yhteyttä niin jutellaan tarkemmin tilanteestanne ja miten voimme teitä parhaiten palvella. Riskitön kokeilu on kaikissa tilanteissa tuhansien eurojen arvoinen etu, joka kannattaa hyödyntää.
Kokeilua ja käyttöönottoa helpottaa se, että koko tiimisi osaa jo Ilveshakua käyttää, koska kaikki osaavat hakea tietoa internetistä.
Lopuksi vielä vastaus usein kysyttyyn kysymykseen. Onko Ilveshaun käyttöönotto taas yksi ikuisuuden kestävä IT-projekti? Ei ole. Ilveshaku on valmisohjelmisto. Sen käyttöönotto on helppoa ja nopeata. Palvelu on tiimisi käytössä muutaman päivän kuluttua siitä kun otat yhteyttä ja teemme sopimuksen kokeilusta.
Lue muut yli 80 kysymystä ja vastausta Ilveshausta täältä. Asiakasreferensseihimme pääset tästä. Ota yhteyttä tästä.
