Ilveshaku enterprise search on Microsoft 365 -buusteri
Kirjoittajat: Heikki Ilvessalo, CEO ja Lasse Ilvessalo, CTO
Lukuaika: 4 min
Suomalaiset yritykset ovat ottaneet Microsoft 365 -sovellukset laajasti käyttöön. Korona vauhditti entisestään erityisesti Teamsin käyttöönottoa. Me Ilveksessä teimme vuoden 2019 syksyllä päätöksen tuoda kaikki Microsoft Office 365 -sovellukset indeksoituina Ilveshaun nopean yhden pisteen haun piiriin.
Aloitimme marraskuussa 2019 Ilveshaku Office 365 –buusterin kehityksen. Nyt vaativa kehitystyö on saatu päätökseen ja kyvykkyydet ovat saatavillanne. Tämä kirjoitus esittelee pääkohtia kuuden kuukauden aikana tehdyn työn tuloksista.
Missä se tieto luuraa?
Microsoft 365 –sovellukset toimivat jatkuvasti paremmin yhteen. Silti joudumme usein miettimään missä se tieto olikaan ja mikä sovellus pitikään nyt avata. Se aiheuttaa tarpeetonta ajanhukkaa.
Tietotyössä puhutaan usein yksinkertaistaen “tiedosta”. Tieto voidaan jakaa rakenteettomaan ja rakenteelliseen tietoon. Microsoft 365 –sovelluksissa käsitellään pääosin rakenteetonta tietoa, informaatiota ja tietämystä. Rakenteeton tieto on vaikeampi löytää kuin rakenteellinen tieto. Siinä on siis paljon hyödyntämätöntä potentiaalia.
Rakenteeton tieto on käytännössä viesteissä ja dokumenteissa. Niitä syntyy joka päivä lisää. Rakenteellista tieto on mm. Outlookin kontaktilistassa.
Viesteihin nopeasti yhdestä paikasta (Outlook 365, Teams)
Teamsin kiihtyvä käyttöönotto on asiakkailtamme saadun palautteen mukaan osaltaan lisännyt tietojen hajaantumisen ongelmaa, vaikka Teams kokonaisuutena saakin paljon kiitosta.
Sisäisiä ja asiakasprojekteihin liittyviä keskusteluja käydään nyt usein sekä sähköpostissa että Teamsissä. Teams-keskustelut ovat joko yleisiä tai yksityiskeskusteluita, joita Teamsin oma haku ei löydä.
Keskustelut hajautuvat siis Microsoft 365 -ympäristössäkin useampaan paikkaan. Lisäksi vanhojen sähköpostiviestien löytäminen Outlookista on vaikeutunut Outlookin haun muutosten johdosta. Tämä tulee usein asiakaskeskusteluissamme vastaan.
Jos organisaatiolla on lisäksi joku muu viestintäsovellus käytössään, kuten esimerkiksi Slack tai Flowdock niin viestit hajautuvat myös Microsoft 365 -ympäristön ulkopuolelle.
Ilveshaku tuo kaikki keskustelut yhteen paikkaan. Löydät yllä olevan kuvan mukaisesti viestit ja niiden sisällön hakusanoilla yksinkertaisesti tekemällä Ilveshaussa yhden haun.
Pääset nopeasti oikeaan sovellukseen jatkamaan viestittelyä siitä mihin se viime kerralla jäi. Sähköposti tai Teams-keskustelu aukeaa sinulle hakutuloksen linkkiä klikkaamalla.
Dokumentteihin nopeasti yhdestä paikasta (Word, PowerPoint, Excel)
Tietotyössä tarvittavat Word, PowerPoint ja Excel -dokumentit sijaitsevat verkkolevyillä, Sharepointissa ja/tai Teamsissä, jonka tietovarasto on teknisesti Sharepoint.
Monessa isossa yhtiössä on lisäksi käytössä M-Files tai muita yrityksen dokumenttisisältöjen hallintajärjestelmiä. Lisäksi yksityisten dokumenttien tallentaminen sallitaan usein OneDriveen. Asiakirjoja voi olla myös Outlookin kalenterissa.
Tietotyön sujuvuuden kannalta dokumenttien hajautuminen on ongelma, mitä Microsoft Office 365 ei sellaisenaan asiakkaidemme mukaan ratkaise.
Ilveshaku tuo ratkaisun dokumenttien hajautumiseen useaan eri sovellukseen. Se tuo läpinäkyvyyden kaikkiin organisaation dokumentteihin käyttövaltuuksien sallimissa puitteissa.
Työssä tarvittava tieto yhdestä paikasta
Nopea pääsy yrityksen dokumenttimassoihin on asiantuntijatyön ydinvaade tilanteessa, jossa organisaatio haluaa parantaa tai nopeuttaa jatkuvasti palveluaan.
Olemme Ilveksessä ratkaisseet tämän vaateen lupaamalla tuoda työssä tarvittavat tiedot yhteen paikkaan.
Käytännössä se tarkoittaa:
- nopeaa hakua kaikista kytketyistä tietolähteistä
- nopeaa pääsyä tietoon esikatselun avulla availematta sovelluksia, ja
- nopeaa siirtymistä tiedon lähteelle jatkamaan keskeytynyttä työtä.
Lue lisää aiheesta täältä tai katso myös suosittu minuuttivideomme käyttöliittymästä.
Viimeisenä, mutta ei vähäisimpänä hyötynä Ilveshaku luo jatkuvasti päivittyvän fiidin koko organisaationne viesteistä ja dokumenteista. Se on luottamusta rakentavaa läpinäkyvyyttä.
Kokeile nyt Ilveshakua 60 päivää
Enterprise search -teknologia on vaivaton keino kehittää tuottavuutta ja edistää organisaationne digiloikkaa. Haluamme siksi tehdä siihen tutustumisen niin helpoksi kuin mahdollista.
Tarjoamme nyt mahdollisuutta riskittömään 60 päivän kokeiluun innovatiivisille tiimeille, jotka haluavat hyödyntää tietojaan nykyistä tehokkaammin.
Näkemyksemme on, että tietotyössä on paljon parannettavaa. Ilveksen tehtävä tällä laajalla työmaalla on tiedon hajautumisen aiheuttamien ongelmien ratkaiseminen ja työn tuunaamisen helpottaminen. Informaation ja hiljaisen tiedon automaattinen keräily ja jalostaminen enterprise search -teknologialla mahdollistaa lisäarvon luontia laajasti.
Tutustu usein kysyttyihin kysymyksiin ja vastauksiin tästä. Ota yhteyttä tästä.
