Kysymyksiä ja vastauksia Ilves MyActivities Pro -ajanseurannasta
Alla usein kysyttyjä kysymyksiä ja vastauksia Ilves MyActivities Pro:sta. Kysy lisätietoja tai pyydä esittelyä täältä.
Teksti on jaettu neljään osioon:
• Yleisiä kysymyksiä MyActivies Pro:sta
• Vaatimustenmukaisuus ja tietoturva
• Mitä MyActivities tekee
• Palvelun konfigurointimahdollisuuksista
Yleisiä kysymyksiä MyActivities Pro:sta
Onko palvelua mahdollista pilotoida?
Kyllä on. Basic-version pilotoinnin aloittaminen Ilves Cloudista kestää vain muutaman päivän tilaussopimuksen allekirjoituksen jälkeen. Tarvitsemme IT:ltänne sitä varten mm. tietoja Microsoft 365:n ja iManagen (jos käytössä) yhdistämistä varten. Kun olette tyytyväisiä aktiviteettien näyttämiseen palvelussa, niin siirtyminen laskutusjärjestelmänne kanssa integroidun Pro-version testaamiseen on vaivatonta.
Onko integraatio laskutusjärjestelmämme kanssa kaksisuuntainen?
Kyllä on, jos se tukee kaksisuuntaisuutta. Käyttäjät voivat näin ollen nähdä aikamerkintänsä ja laskutetun ajan kokonaismäärän yhdestä paikasta Ilves MyActivities Pro-käyttöliittymästä.
En löydä laskutusjärjestelmäämme konnektorilistaltanne. Onko mahdollista kehittää integraatio laskutusjärjestelmämme kanssa?
Kyllä on. Olemme tehneet integraatioita useisiin järjestelmiin. Räätälöidyn konnektorin kehittäminen laskutusjärjestelmänne API:n ja ajanseurantaohjelmistomme API:n välille on yleensä hyvin suoraviivaista. Ota yhteyttä niin kerromme lisää.
Onko mobiilisovellus saatavilla ja onko käyttöliittymä käyttäjäystävällinen?
Ilves MyActivities -käyttöliittymä on responsiivinen ja käytettävissä mobiililaitteilla VPN:n kautta. Suunnittelemme käyttöliittymän optimointia Pro-versiolle vuoden 2024 aikana. Teams-sovellus on myös saatavilla ja sitä voidaan käyttää mobiililaitteilla VPN:n kautta.
Onko teillä tiekarttaa MyActivities Pron jatkokehitykselle?
Tuotteen pääominaisuudet ovat valmiit ja referenssiasiakkaillamme toimiviksi testattuja. Merkittäviä muutoksia ei ole odotettavissa lähitulevaisuudessa pois lukien AI-lisäosan ja sen mahdollistamien AI-automaatioiden julkaisu 10/2024. Ne mullistavat tavan tehdä tuntikirjauksia. Keräämme luonnollisesti jatkuvasti parannusehdotuksia asiakkailtamme ja omalta henkilökunnaltamme jatkuvaan parantamiseen.
Sisältyvätkö tulevat parannukset esim. käyttöliittymään SaaS-kustannuksiin?
Kyllä, pienet käyttöliittymäparannukset, tietoturvapäivitykset ja peruskäyttäjäraportoinnin kehittäminen sisältyvät SaaS-kustannuksiin hinnastomme mukaisesti.
Tietoturva
Voitteko antaa yleiskatsauksen teknisestä arkkitehtuurista ja tietoturvasta?
Ota yhteyttä saadaksesi lisätietoja Ilves MyActivities Pron ja koko Ilves Enterprise Suite -arkkitehtuurin teknisestä arkkitehtuurista ja sekä yrityksemme että sovelluksen tietoturvakysymyksistä.
Pilvipalveluntarjoajamme on Equinix tai Azure mieltymystesi mukaisesti. Kumpikin palveluntarjoaja täyttää tiukimmat tietoturvavaatimukset.
Käytättekö alihankkijoita?
Koko sovellus on kehitetty Ilveksen toimesta Suomessa. Ulkopuolisia kehitysresursseja tai alihankkijoita ei ole käytetty.
Mitä MyActivities Pro tekee?
Onko palvelussa ajastin-ominaisuus?
Ominaisuutta ei ole vielä 10/2024, mutta se lisätään palveluun seuraavassa käyttöliittymän päivityksessä.
Voiko palvelulla seurata puheluaktiviteetteja?
Kyllä voi. Tuemme sekä Enreach- että Moontalk-puheluiden seurantaa aktiviteettitasolla. Enreach tarjoaa lankalinjan muun muassa Virossa ja Ruotsissa.
Osaako MyActivities träkätä Teams-keskusteluja?
Kyllä osaa. Palvelu seuraa Teams-ryhmäkeskusteluja. Voimme säätää keskustelujen ryhmittelyä ja pyöristämistä ajankirjauskäytäntöjenne mukaisesti.
Näyttääkö palvelu ajan, jonka olen käyttänyt sähköpostin kirjoittamiseen?
Emme valitettavasti pysty näyttämään aikaa, joka sähköpostin kirjoittamiseen on kulunut. Aktiviteetti aktivoituu vasta sähköpostin lähetyksen hetkellä. Lähetetylle sähköpostille annetaan toivomanne sääntöpohjainen ehdotus esim. 15 min.
Tuodaanko kalenterimerkinnät palvelun aikajanalle?
Kyllä tuodaan ja voimme yhdistää ne Teams-puhelutietoihin kokouksen todellisen keston näyttämiseksi.
Onko yksittäisen palvelun käyttäjän mahdollista tehdä tuntikirjaus kaikille kokoukseen osallistujille muiden puolesta?
Valitettavasti ei vielä. Se on loistava idea ja olemme lisänneet idean tiekartallemme.
Tukeeko MyActivities Pro ”debbaamista” esimerkiksi vain kerran viikossa?
Kyllä tukee. Aktiviteetit löytyvät käyttäjien henkilökohtaisilta aikajanoilta normaalisti 30 päivää taaksepäin, minkä jälkeen ne poistetaan järjestelmästä.
Miten käyttäjä löytää aikajanaltaan aktiviteetit, joita ei ole vielä viety tuntikirjauksiin?
Aktiviteetit, jotka on viety tuntikirjauksiin, merkitään automaattisesti vihreällä. Jos luonnos-toiminto on aktivoitu käyttöönne, niin luonnokset näkyvät oranssilla merkittyinä. Käsittelemättömissä aktiviteeteissa ei ole mitään merkintää. Niiden nopeaksi löytämiseksi olemme lisäämässä suodattimeen, jolla jo käsitellyt aktiviteetit saa poistettua aktiviteettiaikajanasta näkyvistä.
Onko MyActivities Prossa näkymää koko tiimin tietoihin?
Tiiminäkymät ovat tiekartallamme osana uutta ”Data Boards” -tuotettamme. Lisätietoja saat ottamalla yhteyttä.
Jääko palveluun tieto tuntikirjaukseen liittyvistä aktiviteeteista?
Tieto säilytetään palvelussa normaalisti 30 päivän ajan. Teknisesti on mahdollista säilyttää tieto pidempäänkin. Tämä on sopimusasia. Pidempi säilytysaika lisää serverikapasiteetin tarvetta ja hosting-kuluja.
Onko mahdollista linkittää useita aktiviteetteja yhteen tuntikirjaukseen siten, että palvelu täyttäisi automaattisesti kuvaustekstin kaikille valituille aktiviteeteille?
Kyllä on. Käyttäjä voi valita useita aktiviteetteja ja raahaata ne tuntikirjauslomakkeelle. Palvelu luo niille automaattisesti esitäytetyn tuntikirjauskuvaustekstin joko allekkain manuaalista muokkausta varten tai tekoälyn luomana yhteenvetokuvauksena kaikista valituista aktiviteeteista.
Voiko selaimessa tehdyt aktiviteetit automaattisesti tunnistaa johonkin asiakkuuteen tai toimeksiantoon kuuluviksi?
Se on mahdollista, jos palvelun URL:ssä tai sisällössä on asiakkaan ja/tai toimeksiannon nimi tai tunnistus. Toteutus on tällöin aina räätälöity ja edellyttää muutaman tunnin konfigurointityötä.
Voiko tuntikirjauksen aloittaa ilman aktiviteetin liittämistä manuaalisesti?
Kyllä voi. Se tapahtuu valitsemalla [Add]-toiminto tuntikirjausten yläpuolelta. Näin muodostettuun tuntikirjaukseen voi lisätä aktiviteetteja jälkikäteen.
Voiko tekoälylle antaa asiakaskohtaisia ohjeita tuntikirjausten kuvaustekstien laatimiseen?
Tekoälylaajennus huomioi jo toimeksiantoon aikaisemmin tehdyt kirjaukset tuntikirjausehdotusta tehdessään. Teknisesti on mahdollista luoda asiakaskohtaiset ohjeet tuntikirjaustekstien laatimiseen ja hyödyntää niitä ehdotuksissa.
Voinko muokata esitäytettyjä tuntikirjausluonnoksia?
Kyllä voit. Tuntikirjausta voi muokata jälkikäteen kunnes se lukitaan tuntikirjausjärjestelmässä.
Miten selainlaajennus näyttää verkkopalvelussa käytetyn ajan?
Asetamme käyttöönoton yhteydessä verkkopalvelut, joita selainlaajennuksella seurataan siten, että verkkopalvelun avaaminen käynnistää ajasteminen ja ajastin pysäyteään aina kun fokus ei ole selainikkunassa tai tabin osoite vaihtuu. Juristi näkee näissä palveluissa vieraillessaan selaimessaan vihreän kello-ikonin indikaattorina siitä, että hänen aktiviteettejaan seurataan automaattisesti. Muiden kuin listattujen verkkopalveluiden käyttöä ei tallenneta palveluun, mikä on tärkeätä kertoa käyttäjille käyttöönoton yhteydessä.
Miten Ilves MyActivities Pro seuraa iManage- ja SharePoint/OneDrive-aktiviteetteja?
Käytämme järjestelmien sisään-/uloskirjautumis-, tallennus- ja automaattitallennustietoja käytetyn ajan seurantaan. Seurantaa voidaan säätää sekä iManagen että SharePointin osalta tarpeidenne mukaisesti.
Onko palvelussa oikolukuominaisuus, joka havaitsisi kirjoitusvirheet tuntikirjauksissa?
Aikamerkinnät esitäytetään tuntirkirjausjärjestelmän mukaisen toimeksiannon kielen perusteella käyttäen konnektoreista saatavia aktiviteettitietoja ja ennalta määriteltyjä sääntöjä. AI-lisäosa mahdollistaa manuaalisesti syötettyjen kuvausmerkintöjen oikoluvun lähetysvaiheessa.
Tarjoaako MyActivities Pro seurantaa strategisten tavoitteidemme toteutumisen seurantaan?
KPI-tavoitteiden seuranta ei ole vielä saatavilla. Voimme kuitenkin tarjota tietoja raportointia varten edistyneen Ilves EMIE API:n kautta. Tarjoamme myös yhdessä räätälöitävän käyttöliittymäpohjan data-analytiikkaratkaisutarpeisiinne. Lue lisää Ilves Data Boardsista ja ota yhteyttä saadaksesi tarjouksen.
Onko sovellus monikielinen?
Kyllä on. Käyttöliittymä on suunniteltu tukemaan useita kieliä, mutta toistaiseksi käyttöliittymä on tarjolla vain englanniksi. Toimeksiannon kieli tunnistetaan automaattisesti, ja automaattiset aikamerkintäehdotukset luodaan toimeksiannon/projektin kielellä. Tekoälylisäosan avulla generoitavan ehdotuksen kielen voi vaihtaa käyttöliittymässä ennen kuvaustekstin generointia.
Häviävätkö tiedot palvelusta, jos verkkoyhteys katkeaa?
Palvelun keräämät aktiviteetit säilyvät serverillä, vaikka verkkoyhteys katkeaa. Sama koskee tuntikirjausmerkintöjä, jotka on jo lähetetty palvelusta tuntikirjausjärjestelmään. Jos verkko lakkaa toimimasta kesken tuntikirjauksen syöttämisen, ilmoittaa järjestelmä lähetyshetkellä, että tuntikirjausta ei voitu lähettää. Tässä tilanteessa voi käydä myös niin, että yksittäisen tuntikirjauksen voi joutua lisäämään uudestaan.
Miten järjestelmä toimii jos hypin eri järjestelmien välillä?
Käyttäjä voi vapaasti vaihtaa palvelusta toiseen. Palvelu kerää aktiviteetteja sitä mukaan kun se saa palveluiden rajapinnoista tietoa aktiviteeteista eri järjestelmissä.
Räätälöinti
Onko tuntikirjauskenttää mahdollista konfiguroida tarpeidemme mukaiseksi?
Kyllä, peruskonfiguraatio on kuvattu integraatio-oppaassamme. Tilauksestanne räätälöimme tuntityönä aikamerkintälomakkeen kentät tarpeidenne mukaisiksi. Ota yhteyttä niin toimitamme lisätietoa.
Voidaanko käytetyn ajan pyöristystä säätää käytäntöjemme mukaisesti?
Kyllä voidaan. Esimerkiksi 25 minuutin Teams-kokous voidaan automaattisesti pyöristää 30 minuutin kirjaukseksi. Kun käyttäjä valitsee useita akviteetteja kerralla, voidaan jokainen niistä pyöristää erikseen.
