Kysymyksiä ja vastauksia Ilves MyActivities Pro -ajanseurannasta
Alla usein kysyttyjä kysymyksiä ja vastauksia Ilves MyActivities Pro -ajanseurantapalvelustamme. Kysy lisätietoja tai pyydä esittelyä täältä.
Teksti on jaettu neljään osioon. SIirry sinua kiinnostavaan osioon klikkaamalla otsikkoa.
• Yleisiä kysymyksiä MyActivies Pro:sta
• Vaatimustenmukaisuus ja tietoturva
• Mitä ominaisuuksia MyActivities Pro -palvelussa on?
• Palvelun konfigurointimahdollisuuksista
Yleisiä kysymyksiä MyActivities Pro:sta
Laskutettavien töiden muisteleminen ja etsiskely useista järjestelmistä on päivittäinen tuska juristeille. Unohdukset ja hukattu työaika ovat suoraan pois toimiston viivan alta.
Ilves MyActivities Pro tuo juristin päivittäiset aktiviteetit aikajanalle, jolta ne voi helposti raahata laskutettaviksi toimenpiteiksi. Palvelun avulla aikavuoto saadaan minimiin ja juristeille vapautuu lisäksi työaikaa. Palvelu myös yhtenäistää tuntikirjauksia, mikä vapauttaa työaikaa koelaskuja tarkistavilta henkilöiltä ja parantaa asiakaskokemusta.
Mitkä ovat palvelun vahvuudet verrattuna kilpailijoihin?
Helppokäyttöisyys on tärkein palvelun erottava tekijä. Saamiemme palautteiden mukaan palvelu on markkioiden helppokäyttöisin ja selkein ajanseurantapalvelu. Palvelun käyttöönotto ei edellytä koulutusta, koska käyttöliittymä on suunniteltu hyvin helppokäyttöiseksi.
Merkittävät taloudelliset hyödyt verrattuna kokonaisinvestointiin. Aloituskustannuksemme ovat merkittävästi alemmat kuin kilpailijoilla vahvan integraatio-osaamistaustamme johdosta. Kysy lisää integraatioista, joita tarjoamme myös palveluna toisin kuin kilpailijamme.
Diskreetti metodimme seurata aktiviteetteja ilman laitteisiin asennettavia sovelluksia. Tämä helpottaa palvelun käyttöönottoa, koska olemme oppineet, että juristit eivät halua laitteilleen seurantaohjelmistoja. Metodimme vähentää myös tietoturvariskejä. Seurantaohjelmistot saattavat myös hidastaa tietokonetta, mitä ongelmaa palvelumme käytöstä ei voi koskaan tulla, koska keräämme ajanseurantatiedot rajapintatasolta, emmekä käyttäjien tietokoneita tai kännyköitä monitoroimalla.
Tekoälyn innovatiivinen hyödyntäminen tuntikirjausprosessin disruptiossa. Visiomme on disruptoida tuntikirjausprosessi automatisoimalla se niin pitkälle kuin mahdollista yhdessä asiakkaidemme kanssa.
Ilves tuoteperheen kaikki tuotteet ovat joustavasti saatavilla palvelun hankkineelle organisaatiolle. Ks. tuotteet-valikko tai kysy lisää mm. tulevasta Ilves Work AI assistentistamme, joka julkaistaan 2/2025.
Onko palvelua mahdollista pilotoida?
Kyllä on. Basic-version pilotoinnin aloittaminen Ilves Cloudista onnistuu vain muutaman päivän viiveellä tilaussopimuksen allekirjoituksesta. Tarvitsemme IT:ltänne sitä varten mm. tietoja Microsoft 365:n ja iManagen (jos käytössä) yhdistämistä varten. Kun olette tyytyväisiä aktiviteettien näyttämiseen palvelussa niin siirtyminen laskutusjärjestelmänne kanssa integroidun Pro-version testaamiseen on vaivatonta.
Onko integraatio laskutusjärjestelmämme kanssa kaksisuuntainen?
Kyllä on, jos se tukee kaksisuuntaisuutta. Käyttäjät voivat näin ollen nähdä tuntikirjauksensa ja laskutetun työn kokonaismäärän yhdestä paikasta Ilves MyActivities Pro-käyttöliittymästä.
En löydä laskutusjärjestelmäämme konnektorilistaltanne. Onko mahdollista kehittää integraatio laskutusjärjestelmämme kanssa?
Kyllä on. Olemme tehneet integraatioita useisiin järjestelmiin. Räätälöidyn konnektorin kehittäminen laskutusjärjestelmänne API:n ja ajanseurantaohjelmistomme API:n välille on yleensä hyvin suoraviivaista. Ota yhteyttä niin kerromme lisää.
Onko mobiilisovellus saatavilla ja onko käyttöliittymä käyttäjäystävällinen?
Ilves MyActivities -käyttöliittymä on responsiivinen ja käytettävissä mobiililaitteilla VPN:n kautta. Suunnittelemme käyttöliittymän optimointia Pro-versiolle vuoden 2024 aikana. Teams-sovellus on myös taas pian saatavilla ja sitä voidaan käyttää mobiililaitteilla VPN:n kautta.
Onko teillä tiekarttaa MyActivities Pron jatkokehitykselle?
Kyllä on. Tuotteen pääominaisuudet ovat valmiit ja referenssiasiakkaillamme toimiviksi testattuja. Merkittäviä muutoksia ei ole odotettavissa lähitulevaisuudessa pois lukien AI-automaation seuraavan vaiheen julkaisu vuonna 2025, mikä tulee mullistamaan laskutettavien tuntien kirjaamisen. Keräämme luonnollisesti jatkuvasti parannusehdotuksia asiakkailtamme ja omalta henkilökunnaltamme jatkuvaan parantamiseen.
Sisältyvätkö tulevat parannukset esim. käyttöliittymään SaaS-kustannuksiin?
Kyllä, pienet käyttöliittymäparannukset, tietoturvapäivitykset ja peruskäyttäjäraportoinnin kehittäminen sisältyvät SaaS-kustannuksiin hinnastomme mukaisesti. Uudet tekoälyominaisuudet sisältyvät asiakkaillamme vuonna 2024 hankitun tekoälylaajennuksen hintaan myös tulevaisuudessa.
Tietoturva
Palvelu on alusta lähtien suunniteltu erittäin tietoturvalliseksi. Palvelu toimii diskreetisti taustalla. Sen käyttäminen ei edellytä tietoturvariskejä ja IT:n sekä käyttäjien vaivaa lisäävien seurantaohjelmistojen asentamista käyttäjien laitteille.
Voitteko antaa yleiskatsauksen teknisestä arkkitehtuurista ja tietoturvasta?
Erittäin mielellämme. Ota yhteyttä saadaksesi lisätietoja Ilves MyActivities Pron ja koko Ilves Enterprise Suite -arkkitehtuurin teknisestä arkkitehtuurista ja sekä yrityksemme että sovelluksen tietoturvakysymyksistä.
Pilvipalveluntarjoajamme on Equinix tai Azure mieltymystesi mukaisesti. Kumpikin palveluntarjoaja täyttää tiukimmat tietoturvavaatimukset kuten ISO 27001 ja SOC 2.
Onko palvelu penetraatiotestattu?
Kyllä on. Tietoturvan taso on raportin mukaan erittäin hyvä. Pyydä raportti meiltä.
Käytättekö alihankkijoita?
Koko sovellus on kehitetty Ilveksen toimesta Suomessa. Ulkopuolisia kehitysresursseja tai alihankkijoita ei ole käytetty.
Mitä ominaisuuksia MyActivities Pro -palvelussa on?
Ilves MyActivities Pro -palvelussa on kaikki samat yhdinominaisuudet kuin kilpailevissa tuotteissa. Erottavana tekijänä on helppokäyttöisyysvaatimukset. Olemme suunnitelleet käyttöliittymän niin helppokäyttöiseksi kuin mahdollista kokonaisuutena ja yksittäisten ominaisuuksien osalta. Alla usein kysyttyjä kysymyksiä yksittäisistä ominaisuuksista. Kysy rohkeasti lisää suoraan meiltä.
Onko palvelussa ajastin-ominaisuus?
Ajastimet ovat saatavilla laajennuksena. Ominaisuus on integroitu tuntkikirjauslomakkeeseen. Ajastetut tuntikirjausluonnokset ovat kätevästi näkyvissä ylimpänä kaikki tuntikirjaukset -näkymässä. Useita ajastimia voi olla samanaikaisesti käytössä.
Näyttääkö palvelu aktiviteettini asiakkaittain ja toimeksiannoittain?
Kyllä näyttää. Asiakassuodattimen avulla voit suodattaa päivän aktiviteetit asiakkaittain. Asennusvaiheessa on myös mahdollista luoda yhdistetty asiakas-/toimeksiantosuodatin, mikä mahdollistaa päivän aikana tehtyjen aktiviteettien suodattamisen toimeksiannoittain. Käytännössä asiakassuodatin kuitenkin ajaa saman asian.
Voiko yhdelle asiakkaalle päivän aikana tehdyt aktiviteetit kirjata yhdeksi kirjaukseksi?
Kyllä voi. Se onnistuu muutamassa sekunnissa valitsemalla asiakassuodattimella asiakas, valitsemalla kaikki aktiviteetit (ctrl+A) ja raahaamalla kaikki päivän erityyppiset aktiviteetit tuntikirjauslomakkeelle. Tekoälylaajennus luo kirjausehdotuksen kaikille aktiviteeteille napin painalluksella.
Voiko palvelulla seurata puheluaktiviteetteja?
Kyllä voi. Tuemme sekä Enreach- että Moontalk-puheluiden seurantaa aktiviteettitasolla. Enreach tarjoaa lankalinjan muun muassa Virossa ja Ruotsissa. Mikä tahansa puhelinjärjestelmä, jossa on API voidaan kytkeä palveluumme – kysy hintaa räätälöidylle konnektorille.
Osaako MyActivities seurata Teams-keskusteluja?
Kyllä osaa. Palvelu seuraa Teams-ryhmäkeskusteluja. Voimme säätää keskustelujen ryhmittelyä ja pyöristämistä ajankirjauskäytäntöjenne mukaisesti.
Näyttääkö palvelu ajan, jonka olen käyttänyt sähköpostin kirjoittamiseen?
Tekoälylaajennus tekee sähköpostin sisällön pohjalta ehdotuksen sähköpostin kirjoittamiseen kuluneesta ajasta. Se osaa erottaa ehdotuksesta sähköpostin liitteet ja niiden valmisteluun kuluneen ajan.
Ilman tekoälylaajennusta palvelu ei valitettavasti pysty seuraamaan aikaa, joka sähköpostin kirjoittamiseen on kulunut, koska palvelu toimii ilman käyttäjän laitteisiin asennettavia monitorointisovelluksia. Aktiviteetti saadaan näin ollen mukaan seurantaan vasta sähköpostin lähetyksen hetkellä. Lähetetylle sähköpostille annetaan toivomanne sääntöpohjainen kestoehdotus esim. 15 min. Laajennuksena tarjottava ajastintoiminto mahdollistaa ajanoton käynnistämisen tilanteessa, jossa sähköpostin kirjoittaminen tulee viemään enemmän aikaa kuin minimiveloituksen mukainen sääntöpohjainen ehdotus.
Tuodaanko kalenterimerkinnät palvelun aikajanalle?
Kyllä tuodaan ja voimme yhdistää ne Teams-puhelutietoihin kokouksen todellisen keston näyttämiseksi.
Onko yksittäisen palvelun käyttäjän mahdollista tehdä tuntikirjaus kaikille kokoukseen osallistujille muiden puolesta?
Valitettavasti ei vielä. Se on loistava idea ja olemme lisänneet idean tiekartallemme.
Tukeeko MyActivities Pro ”debbaamista” esimerkiksi vain kerran viikossa?
Kyllä tukee. Aktiviteetit löytyvät käyttäjien henkilökohtaisilta aikajanoilta normaalisti 30 päivää taaksepäin, minkä jälkeen ne poistetaan järjestelmästä.
Miten käyttäjä löytää aikajanaltaan aktiviteetit, joita ei ole vielä viety tuntikirjauksiin?
Aktiviteetit, jotka on viety tuntikirjauksiin, merkitään automaattisesti vihreällä. Jos luonnos-toiminto on aktivoitu käyttöönne, niin luonnokset näkyvät oranssilla merkittyinä. Käsittelemättömissä aktiviteeteissa ei ole mitään merkintää. Niiden nopeaksi löytämiseksi olemme lisäämässä suodattimeen, jolla jo käsitellyt aktiviteetit saa poistettua aktiviteettiaikajanasta näkyvistä.
Onko MyActivities Prossa näkymää koko tiimin tietoihin?
Tiiminäkymät ovat tiekartallamme osana uutta ”Data Boards” -tuotettamme. Lisätietoja saat ottamalla yhteyttä.
Jääko palveluun tieto tuntikirjaukseen liittyvistä aktiviteeteista?
Tieto säilytetään palvelussa normaalisti 30 päivän ajan. Teknisesti on mahdollista säilyttää tieto pidempäänkin. Tämä on sopimusasia. Pidempi säilytysaika lisää serverikapasiteetin tarvetta ja hosting-kuluja.
Onko tuntikirjaukseen mahdollista linkittää useita aktiviteetteja siten, että palvelu täyttäisi automaattisesti kuvaustekstin kaikille valituille aktiviteeteille?
Kyllä on. Käyttäjä voi valita vaikka kymmenen eri tyyppistä aktiviteettia ja raahata ne helposti yhdellä kertaa tuntikirjauslomakkeelle. Palvelu luo niille automaattisesti esitäytetyn kuvaustekstin joko allekkain manuaalista muokkausta varten tai tekoälyn luomana yhteenvetokuvauksena kaikista valituista aktiviteeteista.
Voiko selaimessa tehdyt aktiviteetit automaattisesti tunnistaa johonkin asiakkuuteen tai toimeksiantoon kuuluviksi?
Kyllä se on mahdollista Selainlaajennuksellamme, jos palvelun URL:ssä tai sisällössä on asiakkaan ja/tai toimeksiannon nimi tai tunnistus. Toteutus on tällöin aina räätälöity ja edellyttää muutaman tunnin konfigurointityötä.
Voiko tuntikirjauksen aloittaa manuaalisesti ilman aktiviteetin liittämistä?
Kyllä voi. Se tapahtuu valitsemalla [Add]-toiminto tuntikirjausten yläpuolelta. Näin muodostettuun tuntikirjaukseen voi lisätä aktiviteetteja jälkikäteen. Sille voi myös käynnistää ajanoton, jos ajastinlaajennus on käytössä.
Voiko tekoälylle antaa asiakaskohtaisia ohjeita tuntikirjausten kuvaustekstien laatimiseen?
Tekoälylaajennus huomioi jo toimeksiantoon aikaisemmin tehdyt kirjaukset tuntikirjausehdotusta tehdessään. Teknisesti on mahdollista luoda asiakaskohtaiset ohjeet tuntikirjaustekstien laatimiseen ja hyödyntää niitä ehdotuksissa.
Voiko esitäytettyjä tuntikirjausluonnoksia muokata?
Kyllä voi. Tuntikirjausta voi muokata jälkikäteen kunnes se lukitaan tuntikirjausjärjestelmässä.
Miten selainlaajennus näyttää verkkopalvelussa käytetyn ajan?
Selainlaajennus seuraa valittuja etukäteen listaamianne verkkopalveluita siten, että verkkopalvelun avaaminen käynnistää ajastimen. Ajastin pysäyteään aina kun fokus ei ole selainikkunassa tai tabin osoite vaihtuu. Juristi näkee näissä valituissa palveluissa vieraillessaan selaimessaan vihreän kelloikonin indikaattorina siitä, että hänen aktiviteettejaan seurataan. Muiden kuin listattujen verkkopalveluiden käyttöä ei tallenneta palveluun, mikä on tärkeätä kertoa käyttäjille käyttöönoton yhteydessä.
Miten Ilves MyActivities Pro seuraa iManage- ja SharePoint/OneDrive -aktiviteetteja?
Käytämme järjestelmien sisään-/uloskirjautumis-, tallennus- ja automaattitallennustietoja käytetyn ajan seurantaan. Seurantaa voidaan säätää sekä iManagen että SharePointin osalta tarpeidenne mukaisesti.
Tekoälylaajennus tekee ehdotuksen käyttämällä hyödyksi em. tietojen lisäksi dokumentin metadataa.
Onko palvelussa oikolukuominaisuus, joka havaitsisi kirjoitusvirheet tuntikirjauksissa?
Aikamerkinnät esitäytetään tuntirkirjausjärjestelmän mukaisen toimeksiannon kielen perusteella käyttäen konnektoreista saatavia aktiviteettitietoja ja ennalta määriteltyjä sääntöjä. Tekoälylaajennus mahdollistaa manuaalisesti syötettyjen kuvausmerkintöjen oikoluvun lähetysvaiheessa.
Tarjoaako MyActivities Pro apua strategisten tavoitteidemme toteutumisen seurantaan?
KPI-tavoitteiden seuranta ei ole vielä saatavilla. Voimme kuitenkin tarjota laajasti dataa raportointianne varten edistyneen Ilves EMIE API:n kautta. Tarjoamme myös yhdessä räätälöitävän käyttöliittymäpohjan data-analytiikkaratkaisutarpeisiinne. Lue lisää Ilves Data Boardsista ja ota yhteyttä saadaksesi tarjouksen.
Onko sovellus monikielinen?
Kyllä on. Käyttöliittymä on suunniteltu tukemaan useita kieliä, mutta toistaiseksi käyttöliittymä on tarjolla vain englanniksi. Toimeksiannon kieli tunnistetaan automaattisesti, ja automaattiset aikamerkintäehdotukset luodaan toimeksiannon/projektin kielellä. Tekoälylisäosan avulla generoitavan ehdotuksen kielen voi vaihtaa käyttöliittymässä ennen kuvaustekstin generointia.
Häviävätkö tiedot palvelusta, jos verkkoyhteys katkeaa?
Palvelun keräämät aktiviteetit säilyvät serverillä, vaikka verkkoyhteys katkeaa. Sama koskee tuntikirjausmerkintöjä, jotka on jo lähetetty palvelusta tuntikirjausjärjestelmään. Jos verkko lakkaa toimimasta kesken tuntikirjauksen syöttämisen, ilmoittaa järjestelmä lähetyshetkellä, että tuntikirjausta ei voitu lähettää. Tässä tilanteessa voi käydä myös niin, että yksittäisen tuntikirjauksen voi joutua lisäämään uudestaan.
Miten järjestelmä toimii jos hypin eri järjestelmien välillä?
Käyttäjä voi vapaasti vaihtaa palvelusta toiseen. Palvelu kerää aktiviteetteja sitä mukaan kun se saa palveluiden rajapinnoista tietoa aktiviteeteista eri järjestelmissä.
Räätälöinti
Tarjoamme innovatiivisille organisaatiolla monipuolisia ja kustannustehokkaita mahdollisuuksia kehittää toimintaansa myös palveluihimme räätälöidyillä ominaisuuksilla. Ota yhteyttä niin kerromme lisää.
Onko tuntikirjauskenttää mahdollista konfiguroida tarpeidemme mukaiseksi?
Kyllä, peruskonfiguraatio on kuvattu integraatio-oppaassamme. Tilauksestanne räätälöimme tuntityönä aikamerkintälomakkeen kentät tarpeidenne mukaisiksi. Ota yhteyttä niin toimitamme lisätietoa.
Voidaanko käytetyn ajan pyöristystä säätää käytäntöjemme mukaisesti?
Kyllä voidaan. Esimerkiksi 25 minuutin Teams-kokous voidaan automaattisesti pyöristää 30 minuutin kirjaukseksi. Kun käyttäjä valitsee useita akviteetteja kerralla, voidaan jokainen niistä pyöristää erikseen.
Voiko palvelun ulkoasun räätälöidä yritysilmeemme mukaiseksi?
Kyllä voi tietyiltä osin. Ota yhteyttä ja pyydä tarjous projektista.
Voiko palvelua pelillistää?
Kyllä voi. Tunnemme pelillistämisen idean ja tarjoamme asiakkaillemme projektina tuntikirjausprosessinne pelillistämisen tuotannossa olevan perusratkaisun päälle. Pyydä meiltä esimerkkejä ideoista ja tarjous.
