Digitalisaatio ja generatiivinen tekoäly lakiosastoilla
Tässä vieraskirjoituksessa Fondian Henna Tolvanen käsittelee Legal Tech Glögit -tilaisuudessa esille nousseita lakiosastojen digitalisaation haasteita ja generatiivisen tekoälyn hyödyntämistä.
Joulun alla Fondia hostasi Legal Tech Glögit jossa keskityimme lakiosastojen digitalisaatioon ja siihen, miten generatiivisen tekoälyn hyödyntämiseen kannattaa valmistautua. Tällä kertaa osallistujat ratkoivat käytännön haasteita Henna Tolvasen ja Fanny Skultin vetämän workshopin muodossa. Illan aikana pureuduimme useisiin keskeisiin kysymyksiin, jotka nousevat esiin lakiosastojen digitalisaatiota suunniteltaessa.
Yksi merkittävistä haasteista on, miten tunnistaa ja priorisoida prosessit, jotka kannattaa automatisoida. Lakiosastot kohtaavat usein rajallisten resurssien ja budjetin asettamia rajoitteita, joten priorisoinnin perusteet, kuten kustannussäästöt, compliance-riskien pienentäminen ja työmäärän vähentäminen, nousevat tärkeään rooliin. Tämän lisäksi sidosryhmien tuen varmistaminen on olennaista hankkeiden onnistumisen kannalta.
Teknologian valinta on toinen kriittinen kysymys. Vaihtoehtoja on runsaasti, mutta oikean teknologian löytäminen edellyttää huolellista harkintaa. On mietittävä, palveleeko ratkaisu parhaiten vain lakiosaston tarpeita vai voisiko skaalautuvampi työkalu tuoda laajempia hyötyjä organisaatiolle. Räätälöinnin ja skaalautuvuuden välillä tasapainoilu vaatii strategista ajattelua ja pitkän aikavälin tarpeiden huomioimista.
Sopimusten elinkaaren hallinta osoittautui myös keskeiseksi teemaksi. Monissa organisaatioissa ei ole selkeitä säilytys- ja hallintakäytäntöjä, mikä johtaa viivästyksiin ja riskien kasvuun. Tämän ongelman ratkaisemiseksi teknologia voi tarjota tehokkaita työkaluja, mutta niiden rinnalla on välttämätöntä määrittää prosessit, jotka varmistavat, että kaikki sopimukset säilytetään ja hallinnoidaan tietoturvallisesti.
Digitalisaation edistämistä vaikeuttaa usein muutosvastarinta. Kaikki tiimin jäsenet eivät ole valmiita omaksumaan uusia työkaluja, ja osa saattaa kokea perinteisten menetelmien, kuten sähköpostin, riittäväksi. Tällaisessa tilanteessa johdon esimerkillä ja aktiivisella tuella on suuri merkitys. Koulutuksella ja konkreettisilla esimerkeillä voidaan edistää uuden teknologian omaksumista ja rakentaa digitalisaatiomyönteistä kulttuuria.
Generatiivisen tekoälyn rooli herätti paljon keskustelua. Monet lakiosastot ovat kiinnostuneita tekoälyn mahdollisuuksista, mutta eivät tiedä tarkalleen, mistä aloittaa. Generatiivinen tekoäly voi tuoda merkittävää hyötyä esimerkiksi rutiinitehtävien automatisoinnissa, mutta sen käytön eettisyys ja vastuullisuus on varmistettava huolellisesti.
Lopuksi pohdimme, miten digitalisaation tuottoa voidaan mitata. ROI:n todentaminen edellyttää selkeitä mittareita, jotka ottavat huomioon paitsi kustannussäästöt ja ajansäästöt myös laadulliset hyödyt, kuten compliance-riskien pienentymisen ja parantuneen asiakastyytyväisyyden.
Kiitos aktiivisesta osallistumisesta ja hyvistä keskusteluista!
Henna Tolvanen
Senior Legal Counsel, Group Legal Tech and Design Lead
